شاید خیلی‌ها تصور کنند که ویراستاری یک متن ساده، نامه، کتاب، پایان‌نامه و مقاله تنها قرار دادن صحیح علایم نگارشی مثل نقطه و ویرگول در متن است.
هر نوشته یا متنی، هر چه قدر هم که دقیق و صحیح نوشته شده باشد، مسلماً باز نیاز به ویرایش دارد.
اگر متنی را خود فرد بنویسد و چند بار هم ویرایش کند، باز هم در مرحلۀ بعد مجدداً متوجه می‌شود که نکاتی از قلم افتاده است یا نکات جدیدی در ذهنش نقش می‌بندد.
حال در نظر بگیرید که اگر این فرد نوشتۀ خود را به ویراستاری تحویل دهد و سپس متن قبلی با بعدی خود را مرور کند، چه قدر جا خواهد خورد.
ویراستاری چیست؟
کلمۀ ویرایش از مصدر فارسی ویراستن گرفته شده و چندان قدیمی نیست. معادل انگلیسی این کلمه Editing است.
به مجموعه فعالیت‌هایی که متنی را برای مخاطب ساده، روان و قابل درک کند، ویرایش گفته می‌شود؛ این فعالیت‌ها اصول و مراتب خاصی دارد؛ ویرایش تخصصی یک متن کار هر کسی نیست و باید آن را به یک ویراستار خبره با دانش کافی سپرده شود.
انواع ویراستاری
برای هر متنی که به منظور ویرایش فرستاده می‌شود باید سه نوع کار یا سه نوع ویراستاری بر روی آن صورت گیرد تا متن نهایی از هر لحاظ آماده‌ی چاپ باشد.
1_ ویرایش فنی متون
به این منظور که نشانه گذاری‌های متن اگر اشتباه قرار داده شده اصلاح شوند و یا در صورت نبود آن، در جایی که لازم هست قرار گیرند.
یا اگر قواعدی که در مورد اِعراب گذاری، اختصار نویسی، فرمول و عدد نویسی وجود دارند به طور کامل رعایت گردد.
یا تمامی نمایه‌های متن مانند عکس، فهرست مطالب، فهرست منابع، نمودار، جدول و غیره کاملا در جای صحیح خود به کار برده شوند.
2 _ویرایش زبانی
در ویرایش زبانی باید خطاهای دستوری، ساختاری و جمله‌بندی باید کاملا رفع شوند.
به عنوان مثال افعال باید به طور صحیح به قرینه‌ی معنایی حذف شوند و کلمات و افعال در صورت ضربه نزدن به متن و عدم ایجاد سوء تفاهم، حذف شوند.
نحرافی که در رابطه با زبان نگارشی نویسنده ایجاد شده و از حالت یک‌دستی خارج شده باید اصلاح گردد.
عبارت‌هایی که ناگهانی در متن به صورت عامیانه ایجاد شده‌اند و یا مفهوم را به طور واضح نمی‌توانند منتقل کنند و یا به عبارت دیگر گنگ و نامفهوم می‌باشند باید حذف گردند.
جملاتی که بیش از حد طولانی هستند در این نوع ویرایشگری باید کوتاه شوند.
متن از لحاظ جمله‌بندی نیز باید ساده و روان باشد تا ویرایش حرفه‌ای خود را نشان دهد.
در صورت استفاده از واژه‌ها و معادل‌های فارسی، در انتقال مفهوم و مطلب خللی وارد نگردد.
3 _ویرایش تخصصی یا علمی
در ویرایش تخصصی یا علمی باید اگر نکته‌ای در مورد متن یا پاورقی فراموش شده در متن قرار داده شود.
اصطلاحات علمی به اشتباه برای عبارت یا تعریفی خاص بکار برده نشده باشند.
اگر متن ترجمه است حتما با متن اصلی تطبیق داده شود.
در صورت موافقت نویسنده، می‌توان توضیحاتی از سمت ویراستار در پاورقی ذکر کرد تا حول موضوع یا مطلبی خاص، مطلب بیشتری آورده شود.
در صورتی که مطالب و پاراگراف‌ها جابجا قرار داده شده‌اند، تعویض شده و در جای مناسب خود قرار گیرند.
ولی این نکته ضروری است که بدانید، یک نوشته بدون ویراستاری فنی و تخصصی، اعتباری ندارد، چون ممکن است در هنگام ارایه یا چاپ متن مورد نظر، ایرادات ساختاری آن نمایان شود و کار توسط خواننده یا داور در همان ابتدای کار کنار گذاشته شود.
